1. RODO dokumenty kandydata a pracownika – czego może żądać pracodawca:
1. Zakres danych i informacji, których podania można wymagać w takim kwestionariuszu (stanowiska UODO i Ministerstwa Pracy).
2. Zmiana katalogu danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę oraz od pracownika.
3. Nowy obowiązek oceny przez pracodawców, czy wszystkie z gromadzonych danych są konieczne do celu, jakim jest zatrudnienie
osoby na określonym stanowisku.
4. Zgoda na przetwarzanie innych danych osobowych, brak zgody lub jej wycofanie, a konsekwencje dla osoby ubiegającej się o
zatrudnienie lub pracownika.
5. Informowanie kandydatów do pracy i pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych.
6. Kiedy pracodawca może zatrudnić pracownika bez konieczności przeprowadzenie badań profilaktycznych?
7. Kiedy kierujemy kandydata na badania profilaktyczne wstępne – przed czy po podpisaniu umowy o pracę?
8. Szkolenie wstępne ogólne bhp a podpisanie umowy – kiedy należy je przeprowadzić?
9. Kiedy można przyjąć do pracy pracownika bez przeprowadzania wstępnych badań profilaktycznych – rodzaj i postać dokumentów
jakie należy w związku z tym zgromadzić.
10. Jak należy przechowywać dokumentację rekrutacyjną i kto ma do niej dostęp?
11. Czy w aktach osobowych przechowujemy CV?
12. Czy można przechowywać dokumenty nadesłane przez kandydata po zakończonym okresie rekrutacyjnym?
13. Co z dokumentami nadesłanymi przez kandydata do pracodawcy w przypadku, kiedy nie prowadzimy rekrutacji?
2. Dokumenty pracownika :
1. Zakres danych osobowych, których pracodawca może żądać na potrzeby realizowania stosunku pracy z uwzględnieniem przesłanek
RODO.
2. Jakie dane może zawierać kwestionariusz danych osobowych pracownika.
3. Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo
(stanowisko MRPiPS i UODO).
4. Czy pracodawca może przetwarzać wizerunek pracownika?
5. Wyrażanie zgody na przetwarzanie danych przez pracownika na podstawie oświadczenia.
6. Kwestionariusz /oświadczenia pracownika zgodnie z RODO.
7. Przesłanki legalnego przetwarzania danych pracownika, w tym danych wrażliwych – zgodnie z RODO (np. orzeczenie o
niepełnosprawności).
3. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami:
1. Akta osobowe – forma prowadzenia papierowa czy elektroniczna?
2. Kiedy i jaką dokumentację pracowniczą może prowadzić pracodawca jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej?
3. Obowiązki pracodawcy w przypadku zmiany prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie.
Obowiązek informacyjny i termin realizacji.
4. Obowiązek informacyjny pracodawcy w stosunku do pracowników i byłych pracowników w przypadku zmiany formy prowadzenia akt
osobowych.
5. Kiedy pracodawca wydaje kopię dokumentacji a kiedy oryginały?
6. Osoby uprawnione do odbioru dokumentacji pracowniczej, kopii lub oryginału.
7. Ustawowe terminy odbioru dokumentacji pracowniczej.
8. Digitalizacja dokumentacji pracowniczej i przechowywanie metadanych.
4. Dokumenty przechowywane w części A i B akt osobowych – nowe dokumenty w części E:
1. Czy w części a akt osobowych przechowujemy świadectwa pracy z poprzednich okresów zatrudnienia pracownika?
2. Kiedy należy uzupełnić akta osobowe o dodatkową część E?
3. Świadectwa pracy dostarczone w trakcie zatrudnienia przechowujemy w części A czy B akt osobowych pracownika?
4. Czy jest obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej świadczenia pracy zdalnej w aktach osobowych?
5. Polecenie pracodawcy pracy zdalnej – w aktach osobowych.
6. Wniosek pracownika o świadczenie pracy zdalnej w aktach osobowych.
7. Czy dokumenty płacowe przechowujemy w aktach osobowych?
8. Dokumentacja komornicza – w aktach osobowych pracownika czy oddzielnie?
9. Dokumenty i dane gromadzone na potrzeby ustalenia kwoty wolnej od potrąceń (stanowisko UODO) oraz zasady i miejsce
przechowywania dokumentów zebranych w związku z potraceniami komorniczymi (stanowisko MRPiPS).
10. Dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń
związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14
i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników.
11. Czy w poszczególnych częściach akt osobowych przechowywane są tylko takie dokumenty, jakie są wskazane w rozporządzeniu
MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej?
12. Czy w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, przechowuje się wyłącznie odpisy lub kopie
dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczoną za zgodność z oryginałem
przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę?
13. W której części akt osobowych należy przechowywać dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej wraz z raportami?
14. Do której części akt osobowych wkładamy świadectwa pracy dostarczone przez pracownika a nie kandydata?
15. Wniosek o wyrażenie lub nie wyrażenie zgody na pracę w godzinach nadliczbowych osób wychowujących dziecko do 4 lub 8 roku
życia - w aktach czy pod ewidencją czasu pracy.
16. Gdzie należy przechowywać deklaracje ZUS oraz dokumenty podatkowe (stanowisko MRPiPS)?
17. Dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie/dokumenty potwierdzające odbycie kwarantanny lub izolacji – okres ich
przechowywania.
18. Gdzie należy przechowywać dokumentację PPK i jaki jest okres jej przechowywania?
19. Stanowisko Ministerstwa w sprawie przechowywania PIT w aktach osobowych.
20. Umowy o pracę pracownika po nowelizacji przepisów w 2023 roku.
5. Dokumenty gromadzone w części c akt osobowych, ze szczególnym omówieniem świadectwa pracy, w tym:
1. Jaką dokumentację należy przechowywać w aktach osobowych w związku z ustaniem zatrudnienia pracownika?
2. Czy w części C akt osobowych znajdują się wyłącznie oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem
stosunku pracy?
3. Czy świadectwa pracy z poprzednich okresów zgodnie z nowym rozporządzeniem przechowujemy w aktach osobowych, a jeśli tak, to
w jakich częściach i od czego jest to uzależnione?
4. Dokumenty gromadzone w związku z obowiązkiem wydania świadectwa pracy (wnioski o sprostowanie świadectwa pracy, wnioski o
uzupełnienie świadectwa pracy, potwierdzanie wysłania świadectwa pracy pocztą).
5. Gdzie przechowujemy informację dotyczącą długości przechowywania akt osobowych pracownika po ustaniu stosunku pracy?
6. Czy jest obowiązek przechowywania informacji dotyczącej niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pomiędzy rozwiązaniem a
nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracodawcą?
7. Świadectwo pracy po nowelizacji przepisów.
8. Zasady prostowania świadectwa pracy (m.in. zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty
tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy).
6. Zasady gromadzenia dokumentów w części D akt osobowych (stanowisko MRPiPS), w tym:
1. Zasady przechowywania kar porządkowych wraz z dokumentacją, w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą
porządkową w roku nienagannej pracy.
2. Obowiązek numeracji części D akt osobowych
7. Nowa część E akt osobowych:
1. Jakie dokumenty należy przechowywać w części E?
2. Czy dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym
przyporządkowuje się odpowiednio numery E1, E2 i kolejne?
8. Zakres dokumentów wchodzących w skład pozostałej dokumentacji pracowniczej:
1. Wnioski urlopowe – gdzie je przechowywać?
2. Czy wnioski urlopowe mogą być przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej?
3. Jak długo przechowujemy wnioski urlopowe?
4. Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego dla pełnoetatowa i niepełnoetatowca.
5. Zasady udzielania urlopu dodatkowego.
6. Wniosek urlopowy o urlop okolicznościowy, urlop bezpłatny – gdzie i jak długo przechowujemy?
7. Dokumentacja dotycząca rejestrowania czasu pracy.
8. Czy muszą być listy obecności?
9. Jak długo należy przechowywać listę obecności – stanowisko Ministerstwa.
10. Jakie elementy musi zawierać ewidencja czasu pracy?
11. Co rejestrujemy w ewidencji czasu pracy?
12. Praktyczne aspekty ewidencji czasu pracy.
13. Jakie dokumenty przechowujemy pod ewidencją czasu pracy?
14. Czy dla każdego pracownika musimy prowadzić ewidencję czasu pracy?
15. Jak długo przechowujemy grafiki, harmonogramy czasu pracy?
9. Szczegółowa informacja o warunkach zatrudnienia:
1. O jakich dodatkowych informacjach należy poinformować pracownika i co powinno się znaleźć w nowej informacji o warunkach
zatrudnienia?
2. Czy dla wszystkich pracowników można stworzyć jeden wzór informacji o warunkach zatrudnienia?
3. Czy wszyscy pracownicy powinni otrzymać informację do warunków zatrudnienia w nowej wersji?
4. Czy informacje o warunkach zatrudnienia należy przekazać w formie papierowej, czy elektronicznej i na jakich zasadach?
5. Czy w informacji do umowy można podać zapisy regulaminu tylko w postaci podstawy
prawnej?
6. Czy w informacji dodatkowej należy wskazać wszystkie składniki wynagrodzenia, czy można odesłać pracownika do zapisów
regulaminu wynagradzania?
10. Nowe nieobecności pracownicze:
1. Urlop opiekuńczy - zasady udzielania urlopu opiekuńczego, gdzie przechowujemy wnioski, zasady udzielania urlopu pracownikowi.
2. Czy pracodawca jest zobowiązany każdorazowo udzielić pracownikowi urlopu opiekuńczego?
3. Zasady i forma udzielania dni wolnych w związku z siłą wyższą. Czy pracodawca może odmówić udzielenia dni wolnych? Termin
udzielenia dni wolnych.
4. Wynagrodzenia pracownika w trakcie wykorzystywania dwóch dni wolnych w związku z siłą wyższą.
5. Urlop opiekuńczy a uprawnienia pracownicze.
6. Urlop opiekuńczy.