Moduł 1: Wprowadzenie do systemu zgłoszeń wewnętrznych

a) Ustawa o ochronie sygnalistów - zakres obowiązywania, cele i główne założenia.

b) Korzyści płynące z wdrożenia systemu zgłoszeń wewnętrznych dla pracodawcy i pracowników.

c) Rodzaje naruszeń, które można zgłaszać w ramach systemu.

d) Sygnalista – kto właściwie może nim zostać?

Moduł 2: Praktyczne aspekty wdrożenia systemu zgłoszeń wewnętrznych

a) Wyznaczenie osób zaangażowanych w odbieranie i procedowanie zgłoszeń.

b) Wybór odpowiedniego kanału zgłaszania naruszeń (np. platforma internetowa, infolinia, spotkania osobiste).

c) Opracowanie procedury zgłaszania i rozpatrywania zgłoszeń.

d) Zapewnienie poufności i ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi.

e) Dokumentacja zgłoszeń i prowadzenie rejestru.

f) Szkolenie pracowników z zakresu funkcjonowania systemu.

Moduł 3: Prowadzenie postępowania wyjaśniającego z uwzględnieniem praw sygnalistów

a) Rozpoczęcie postępowania:

- zgłaszanie nieprawidłowości,

- różne kanały zgłaszania nieprawidłowości (np. platforma online, infolinia, pisemnie),

- ochrona tożsamości sygnalisty,

- przyjmowanie i rejestrowanie zgłoszeń,

- identyfikacja stron postępowania, w tym sygnalisty.

b) Gromadzenie dowodów:

- przegląd środków dowodowych,

- skąd pozyskać dowody,?

- rozmowy z osobami mającymi wiedzę o sprawie (tzw. „przesłuchania świadków”), w tym sygnalisty,

- analiza dokumentów,

- oględziny.

c) Ocena dowodów i formułowanie wniosków:

- zasady obiektywizmu i bezstronności,

- dokładna analiza wszystkich zebranych dowodów,

- uwzględnienie praw i interesów stron postępowania.

d) Podejmowanie decyzji i stosowanie sankcji:

- różne rodzaje sankcji dyscyplinarnych i innych,

- zasady proporcjonalności i sprawiedliwości,

- informowanie stron o rezultatach postępowania.

Moduł 4: Komunikacja i zakończenie postępowania z uwzględnieniem praw sygnalistów

a) Informowanie stron o wynikach postępowania:

- jasne i zrozumiałe przekazywanie informacji,

- zapewnienie poufności danych osobowych sygnalisty.

b) Wdrażanie działań naprawczych i prewencyjnych:

- podejmowanie kroków w celu usunięcia zidentyfikowanych nieprawidłowości,

- wprowadzanie zmian w procedurach i systemach w celu zapobiegania powtórzeniu się nieprawidłowości,

- zewnętrzne (poza organizacją) działania następczy – organy ścigania, UODO, UZP.

c) Dokumentowanie zakończenia postępowania:

- rzetelnej dokumentacji postępowania,

- archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,

- rejestr zgłoszeń.