Koszyk jest pusty, zapraszamy na zakupy!
Twój schowek jest pusty.
kategorie
Prowadząca: Adam Parysz
Masz pytanie? Skontaktuj się z nami
program
I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Urzędzie Pracy
1. Przepisy regulujące obieg dokumentacji elektronicznej w podmiocie.
2. Przepisy regulujące archiwizację dokumentacji elektronicznej w podmiocie.
II. Przygotowanie organizacyjne
2. Przepisy regulujące archiwizację dokumentacji elektronicznej w podmiocie.
1. Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
2. Opracowanie procedur wewnętrznych.
3. JRWA, tworzenie znaków spraw, klasyfikacja dokumentacji. Jak zgodnie z instrukcją nadać znak sprawy? Jak wybrać hasło do
prowadzonej sprawy? Gdzie w znaku sprawy dodawać kolejne elementy (numer kolejnego pisma w sprawie, inicjały
prowadzącego itp.).
4. Wyjątki od podstawowego systemu dokumentowania sprawy, teraz i po wdrożeniu systemu EZD.
5. Zasady dodawania wyjątków.
6. Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD.
7. Interoperacyjność znaku sprawy.
8. Akta sprawy w EZD.
9. Metryka sprawy w EZD.
10. Metadane.
11. Co powinny regulować procedury wewnętrzne?
12. Relacja dokumentu papierowego do elektronicznego, czy są one równoważne?
13. Czy jeśli wytworzymy dokument elektroniczny w teczce prowadzonej jako wyjątek elektroniczny w papierowym obiegu
dokumentów, a sprawa wpłynie do nas w papierze, to jaki dokument ostatecznie przekazujemy mieszkańcowi? Wydruk
elektroniczny czy papierowy?
14. Jak posługiwać się pieczęcią elektroniczną?
15. Powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD: kto ma w jego skład wchodzić.
16. Metodyka powołań do zespołu.
17. Rozszerzone zadania kancelarii/ sekretariatu: wyzwanie dla organizacji .
18. Nowe zadania i specyfika pracy archiwisty.
19. Zarządzanie zmianą – jak przekonać pracowników do zmian?
20. Problemy praktyczne.
21. Case study.
III. Wymogi techniczne systemów EZD – zadania organizacji
2. Opracowanie procedur wewnętrznych.
3. JRWA, tworzenie znaków spraw, klasyfikacja dokumentacji. Jak zgodnie z instrukcją nadać znak sprawy? Jak wybrać hasło do
prowadzonej sprawy? Gdzie w znaku sprawy dodawać kolejne elementy (numer kolejnego pisma w sprawie, inicjały
prowadzącego itp.).
4. Wyjątki od podstawowego systemu dokumentowania sprawy, teraz i po wdrożeniu systemu EZD.
5. Zasady dodawania wyjątków.
6. Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD.
7. Interoperacyjność znaku sprawy.
8. Akta sprawy w EZD.
9. Metryka sprawy w EZD.
10. Metadane.
11. Co powinny regulować procedury wewnętrzne?
12. Relacja dokumentu papierowego do elektronicznego, czy są one równoważne?
13. Czy jeśli wytworzymy dokument elektroniczny w teczce prowadzonej jako wyjątek elektroniczny w papierowym obiegu
dokumentów, a sprawa wpłynie do nas w papierze, to jaki dokument ostatecznie przekazujemy mieszkańcowi? Wydruk
elektroniczny czy papierowy?
14. Jak posługiwać się pieczęcią elektroniczną?
15. Powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD: kto ma w jego skład wchodzić.
16. Metodyka powołań do zespołu.
17. Rozszerzone zadania kancelarii/ sekretariatu: wyzwanie dla organizacji .
18. Nowe zadania i specyfika pracy archiwisty.
19. Zarządzanie zmianą – jak przekonać pracowników do zmian?
20. Problemy praktyczne.
21. Case study.
1. Wymagania techniczne
- komputery: specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne,
- internet,
- skanery,
- serwerownia,
- sprzęt peryferyjny,
- oprogramowanie,
- serwer czy chmura? – wady i zalety rozwiązań,
- internet,
- skanery,
- serwerownia,
- sprzęt peryferyjny,
- oprogramowanie,
- serwer czy chmura? – wady i zalety rozwiązań,
2. Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usługi.
3. Porównanie rozwiązań – system mieszany vs. System klasy EZD – wady i zalety.
IV. Etapy wdrożenia systemu EZD
3. Porównanie rozwiązań – system mieszany vs. System klasy EZD – wady i zalety.
1. Rekomendowane etapy wdrożenia.
2. I etap.
3. II etap.
4. III etap.
5. IV etap.
6. Działania dostosowawcze.
7. Testowanie rozwiązań.
8. Modyfikacje .
9. Problemy które mogą się pojawić w trakcie wdrożenia.
10. Case study.
V. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
2. I etap.
3. II etap.
4. III etap.
5. IV etap.
6. Działania dostosowawcze.
7. Testowanie rozwiązań.
8. Modyfikacje .
9. Problemy które mogą się pojawić w trakcie wdrożenia.
10. Case study.
1. Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania
i rozstrzygania spraw.
2. Opracowanie procedur wewnętrznych.
3. JRWA, tworzenie znaków spraw, klasyfikacja dokumentacji. Jak zgodnie z instrukcją nadać znak sprawy? Jak wybrać hasło do
prowadzonej sprawy? Gdzie w znaku sprawy dodawać kolejne elementy (numer kolejnego pisma w sprawie, inicjały
prowadzącego itp.).
4. Wyjątki od podstawowego systemu dokumentowania sprawy, teraz i po wdrożeniu systemu EZD.
5. Zasady dodawania wyjątków.
6. Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD.
7. Interoperacyjność znaku sprawy.
8. Akta sprawy w EZD.
9. Metryka sprawy w EZD.
10. Metadane.
VI. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
i rozstrzygania spraw.
2. Opracowanie procedur wewnętrznych.
3. JRWA, tworzenie znaków spraw, klasyfikacja dokumentacji. Jak zgodnie z instrukcją nadać znak sprawy? Jak wybrać hasło do
prowadzonej sprawy? Gdzie w znaku sprawy dodawać kolejne elementy (numer kolejnego pisma w sprawie, inicjały
prowadzącego itp.).
4. Wyjątki od podstawowego systemu dokumentowania sprawy, teraz i po wdrożeniu systemu EZD.
5. Zasady dodawania wyjątków.
6. Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD.
7. Interoperacyjność znaku sprawy.
8. Akta sprawy w EZD.
9. Metryka sprawy w EZD.
10. Metadane.
1. Zadania punktów kancelaryjnych:
- otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki,
- rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki,
- odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki,
- wprowadzanie metadanych,
- tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie,
- prowadzenie składu informatycznych nośników danych,
- wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,
- przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,
- wysyłka pisma papierowego i elektronicznego.
- rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki,
- odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki,
- wprowadzanie metadanych,
- tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie,
- prowadzenie składu informatycznych nośników danych,
- wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,
- przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,
- wysyłka pisma papierowego i elektronicznego.
2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych:
- dekretacja pisma – wyjątki,
- rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki,
- dekretacja zastępcza,
- akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa),
- podpisanie pisma podpisem elektronicznym,
- podpisanie pisma podpisem odręcznym.
- rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki,
- dekretacja zastępcza,
- akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa),
- podpisanie pisma podpisem elektronicznym,
- podpisanie pisma podpisem odręcznym.
3. Zadania prowadzących sprawy:
- zakładanie spraw,
- uzupełnianie metadanych,
- dekretacja zastępcza,
- prowadzenie kompletnych akt sprawy,
- prowadzenie metryk spraw,
- sporządzanie projektów pism,
- dokonywanie akceptacji.
- uzupełnianie metadanych,
- dekretacja zastępcza,
- prowadzenie kompletnych akt sprawy,
- prowadzenie metryk spraw,
- sporządzanie projektów pism,
- dokonywanie akceptacji.
4. Korespondencja wewnętrzna w EZD.
VII. Składy – organizacja, obsługa i archiwizacja
1. Liczba, rodzaje i organizacja składów.
2. Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych.
3. Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania
przesyłek.
4. Jak zarządzać pismami w składach.
5. Obsługa pudeł i informatycznych nośników danych.
6. Obsługa składów w systemie EZD.
7. Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system
EZD, system tradycyjny).
8. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD.
VIII. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD
2. Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych.
3. Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania
przesyłek.
4. Jak zarządzać pismami w składach.
5. Obsługa pudeł i informatycznych nośników danych.
6. Obsługa składów w systemie EZD.
7. Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system
EZD, system tradycyjny).
8. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD.
1. Przejmowanie dokumentacji elektronicznej do modułu archiwum zakładowego/ składnicy akt.
2. Przejmowanie dokumentacji papierowej do modułu archiwum zakładowego/ składnicy akt.
3. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji elektronicznej i papierowej oraz prowadzenie jej ewidencji w systemie
EZD.
4. Udostępnianie dokumentacji elektronicznej i papierowej przechowywanej w archiwum zakładowym/ składnicy akt prowadzonym w
systemie EZD.
5. Wycofywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej ze stanu archiwum zakładowego / składnicy akt prowadzonym w systemie
EZD.
6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD.
7. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w systemie EZD.
2. Przejmowanie dokumentacji papierowej do modułu archiwum zakładowego/ składnicy akt.
3. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji elektronicznej i papierowej oraz prowadzenie jej ewidencji w systemie
EZD.
4. Udostępnianie dokumentacji elektronicznej i papierowej przechowywanej w archiwum zakładowym/ składnicy akt prowadzonym w
systemie EZD.
5. Wycofywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej ze stanu archiwum zakładowego / składnicy akt prowadzonym w systemie
EZD.
6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD.
7. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w systemie EZD.
8. Sprawozdawczość archiwum zakładowego w systemie EZD.
jak się zapisać
Zgłoszenia udziału w szkoleniu przyjmujemy:
- za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego (ZAPISZ SIĘ)
- za pośrednictwem poczty elektronicznej: webinaria@oddk.pl
Wpłaty prosimy dokonywać w biurze ODDK lub na konto:
Santander Bank Polska S.A. 1 O. w Gdańsku 08 1090 1098 0000 0000 0901 5775
Masz pytania?
Zadzwoń: 58 735 72 45 lub 58 735 72 50
- za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego (ZAPISZ SIĘ)
- za pośrednictwem poczty elektronicznej: webinaria@oddk.pl
Wpłaty prosimy dokonywać w biurze ODDK lub na konto:
Santander Bank Polska S.A. 1 O. w Gdańsku 08 1090 1098 0000 0000 0901 5775
Masz pytania?
Zadzwoń: 58 735 72 45 lub 58 735 72 50
