Polityka rachunkowości

– dokumentowanie zmian w roku obrotowym

Przedsiębiorstwa są ustawowo zobowiązane do tego, by posiadać dokumentację zasad (polityki) rachunkowości (art. 10 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości) dopasowaną do swoich potrzeb. Dokumentacja zasad rachunkowości musi odpowiadać transakcjom dokonywanym w konkretnej jednostce.

Politykę rachunkowości można zmienić

Ustawa o rachunkowości wskazuje, że zasady (politykę) rachunkowości trzeba stosować w sposób ciągły (art. 5 ust. 1).

W kolejnych latach obrotowych dokonuje się jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych. Chodzi o to, aby za kolejne lata te informacje były porównywalne. Stany aktywów i pasywów wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia należy ujmować w tej samej wysokości, w księgach rachunkowych otwartych na następny rok obrotowy.

Według ustawy przy stosowaniu przyjętych zasad (polityki) rachunkowości przyjmuje się założenie, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, chyba że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym (art. 5 ust. 2).

Przedsiębiorstwo może zmieniać w czasie ustalone wcześniej zasady rachunkowości – nawet w trakcie roku obrotowego. Wskazówki co do zmian zasad rachunkowości zawiera KSR 7. Warunkiem wprowadzania takich zmian jest zachowanie nie tylko zasady ciągłości, ale również zasady istotności (por. art. 4, ust. 4a: informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym oraz skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym należy uznać za istotne, gdy ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań. Nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne).

Okoliczności zmiany polityki rachunkowości

Według pkt 3.8 KSR 7 zmiana polityki rachunkowości może być spowodowana m.in.:

uzyskaniem przez jednostkę prawa lub utratą prawa do stosowania uproszczeń przewidzianych przepisami o rachunkowości,
indywidualną decyzją jednostki spowodowaną zmianą przedmiotu działalności, zwiększeniem lub zmniejszeniem jej zakresu, potrzebą dostosowania się do rozwiązań obowiązujących w grupie kapitałowej, do której jednostka weszła lub w branży, w której jednostka rozpoczęła działalność, wykorzystaniem możliwości uproszczeń, wykonaniem zaleceń kontroli lub rewizji finansowej,
decyzją o zastosowaniu lub rezygnacji ze stosowania MSR.

Ważnym powodem mogą być zmiany przepisów obowiązującego prawa. Warto wiedzieć, co nie stanowi zmiany zasad rachunkowości. Mówi o tym pkt 3.9 KSR 7.

Kto i jak zmienia politykę rachunkowości

Jakkolwiek w przygotowaniu adekwatnej dla potrzeb polityki rachunkowości mogą pomagać działy IT, księgowi, kierownicy produkcji, to ostateczną odpowiedzialność za ustalenie i aktualizowanie dokumentu po zmianach, nawet jeśli miałoby to być zadanie zlecane w outsourcingu, zawsze ponosi kierownik jednostki. Jego obowiązkiem jest też ustalenie zdolności jednostki do kontynuowania działalności. W tym celu kierownik musi uwzględniać wszystkie informacje dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego, dotyczące dającej się przewidzieć przyszłości, obejmującej okres nie krótszy niż jeden rok od dnia bilansowego (art. 5 ust. 2).

W celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji jednostka może zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą (art. 8 ust. 2). Za wprowadzenie zmian w dokumentacji zasad rachunkowości w formie pisemnej, a więc nadanie nowego brzmienia polityce rachunkowości oraz udokumentowanie tych zmian również odpowiada kierownik jednostki. Uwaga: jeśli zmian jest więcej, w celu zachowania przejrzystości i spójności dobrze jest opracować nowy jednolity dokument.

. Zobacz wzory uchwał zmieniających politykę rachunkowości ⇒

Zmiany w polityce rachunkowości muszą być odzwierciedlone w sprawozdaniu finansowym tak, jakby nowa zasada była stosowana od zawsze (retrospektywnie). Przedstawia się je ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji (art. 8 ust. 2).

. Co zrobić, jeśli podejście retrospektywne jest w praktyce niemożliwe ⇒

Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości zmiana dotychczas stosowanych rozwiązań wymaga również określenia w informacji dodatkowej wpływu tych zmian na sprawozdania finansowe wymagane innymi przepisami prawa, jeżeli zostały one sporządzone za okres, w którym powyższe rozwiązania uległy zmianie.

W takim przypadku należy w sprawozdaniu finansowym jednostki za rok obrotowy, w którym zmiany te nastąpiły:

podać przyczyny tych zmian,
określić liczbowo ich wpływ na wynik finansowy oraz
zapewnić porównywalność danych sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym dokonano zmian.

Skutki zmiany przyjętych zasad (polityki) rachunkowości odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako zysk (stratę) z lat ubiegłych.

Gdzie znaleźć wzory dokumentowania zmian polityki rachunkowości

Jak sporządzić dokumentację zasad rachunkowości dla jednostek stosujących przepisy uor?

Szczegółowe i praktyczne informacje oraz propozycje rozwiązań dla przedsiębiorstw prowadzących działalność produkcyjną, usługową i handlową znajdujemy w książce Dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości – wzorzec zarządzenia wewnętrznego według ustawy o rachunkowości (z suplementem elektronicznym).

. Zobacz fragment ⇒ wzór uchwały

A.K.

Fragmenty pochodzą z książki