Środki trwałe w praktyce budżetowej

Dokumentowanie operacji związanych z gospodarowaniem środkami trwałymi, ich zakupem, nakładami, inwentaryzacją nie w każdym wypadku musi być oczywiste, także w praktyce jednostek sektora finansów publicznych. Czy zawsze wiemy, jak wycenić nowo zakupiony lub nieodpłatnie otrzymany środek trwały, ustalić wartość początkową środka trwałego z inwestycji budowlanej?

Gospodarowanie mieniem Skarbu Państwa w państwowych jednostkach budżetowych i jednostkach samorządowych gospodarujących mieniem komunalnym to obszary, do których nie ma zastosowania ta sama podstawa prawna. Jakie zatem przepisy powinniśmy stosować w jednym i drugim przypadku?

Zdarza się, że podczas wyceny i ewidencji środków trwałych, inwentaryzacji, w trakcie opracowywania polityki rachunkowości powstają problemy wynikające z różnych interpretacji. Kłopotliwe mogą się niekiedy okazać niejednolite regulacje. Niewątpliwie konieczna jest znajomość obowiązujących zmian legislacyjnych. Jak się nie pogubić w takiej sytuacji? Pomaga nie tylko znajomość teorii, czasem potrzeba doradcy.

Oczywiście, aby dobrze przeprowadzić inwentaryzację, właściwie ująć w ewidencji nieodpłatnie otrzymany środek trwały, prawidłowo przyjąć, czy doszło do ulepszenia środka trwałego, czy nakłady potraktować jako remont – w określonych sytuacjach trzeba samemu zdecydować, do jakich odwołać się przepisów. Dochodzą polskie i międzynarodowe standardy rachunkowości, jak również owe liczne interpretacje, których różnorodność może generować problemy. Pomocna jest znajomość dobrych praktyk.

O tym wszystkim pisze w książce Środki trwałe w jednostkach sektora finansów publicznych Jarosław Jurga – ekonomista, certyfikowany księgowy, certyfikowany trener biznesu, od lat zajmujący się dziedziną finansów publicznych, autor publikacji z zakresu rachunkowości budżetowej.

Na postawione we wstępie do artykułu pytanie (podstawy prawne dla zadań zarządu powiatu, województwa) autor odpowiada w rozdziale 6.

Co znajdziemy w proponowanym poradniku dla działów finansowych sektora finansów publicznych? Od podstawowej wiedzy na temat środków trwałych w jsfp przechodzimy do niezbędnych regulacji wewnętrznych. Merytoryczną zawartość podpowiadają choćby tytuły wzorcowych dokumentów:

Wzór 1. Zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej
Wzór 1a. Załącznik do zarządzenia w sprawie inwentaryzacji rocznej (okresowo-okolicznościowej)
Wzór 2.    Harmonogram inwentaryzacji rocznej
Wzór 3.    Ewidencja arkuszy spisy z natury
Wzór 4.    Polecenie przeprowadzenia spisu z natury
Wzór 5a. Oświadczenie wstępne
Wzór 5b. Oświadczenie końcowe
Wzór 6.    Arkusz spisu
Wzór 7.    Sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury
Wzór 8.    Sprawozdanie zespołu spisowego
Wzór 9.    Protokół inwentaryzacji kasy
Wzór 10. Zbiorczy protokół weryfikacji aktywów i pasywów
Wzór 11. Protokół komisji inwentaryzacyjnej sporządzony na zakończenie inwentaryzacji
Wzór 12. Instrukcja w sprawie zabezpieczenia mienia
Wzór 13a. Umowa powierzenia mienia pracownikowi
Wzór 13b. Protokół przekazania pracownikowi mienia pracodawcy

Przy inwentaryzacji oraz likwidacji środków trwałych pomocne okazują się także protokoły zdawczo-odbiorcze PT.

Szczegółowych informacji w części poświęconej wycenie i ewidencji dostarczają nie tylko kolejne wzory:

Wzór 14. OT. Przyjęcie środka trwałego
Wzór 15. LT. Likwidacja środka trwałego
Wzór 16. PT. Nieodpłatne przejęcie środka trwałego
Wzór 17. MT. Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego

ale i schematy księgowań:

Schemat 1. Ewidencja księgowa zakupionego gotowego środka trwałego
Schemat 2. Ewidencja księgowa środka trwałego pochodzącego z inwestycji
Schemat 3. Ewidencja księgowa środka trwałego pochodzącego z inwestycji
Schemat 4. Ewidencja księgowa odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych umarzanych w czasie
Schemat 5. Ewidencja księgowa sprzedaży środka trwałego umarzanego w czasie z uwzględnieniem tzw. odzysków
Schemat 6. Ewidencja księgowa likwidacji środka trwałego umarzanego w czasie z uwzględnieniem tzw. odzysków
Schemat 7. Ewidencja księgowa nieodpłatnego przekazania środka trwałego umarzanego w czasie
Schemat 8. Ewidencja księgowa nieodpłatnego przekazania nakładów inwestycyjnych
Schemat 9. Ewidencja księgowa nieodpłatnego przekazania środka trwałego umarzanego w czasie, który został umorzony w całości
Schemat 10. Ewidencja likwidacji nie w pełni umorzonego środka trwałego stanowiącego inwestycję w obcym środku trwałym
Schemat 11. Ewidencja księgowa nabycia pozostałego środka trwałego
Schemat 12. Ewidencja nieodpłatnego przekazania pozostałych środków trwałych
Schemat 13. Ewidencja likwidacji pozostałego środka trwałego

Gdy mowa o nakładach na środki trwałe, nie sposób pominąć wyjaśnień dotyczących tego, jaka jest różnica pomiędzy ulepszeniem środka trwałego (także w obcym środku trwałym) a remontem.

I znów – najlepiej obrazują te zagadnienia schematy i przykłady, dostosowane odpowiednio do komentarza.

Schemat 14. Ewidencja księgowa ulepszenia obcego środka trwałego
Schemat 15. Ewidencja księgowa ulepszania środka trwałego
Schemat 16. Ewidencja księgowa nabycia pozostałego środka trwałego
Schemat 17. Ewidencja odłączenia części środka trwałego
Schemat 18. Ewidencja odłączenia części środka trwałego

Amortyzacja środków trwałych umarzanych w czasie to temat, który może wywołać uśmiech, o ile wiemy, jaką wybrać metodę amortyzacji bilansowej: liniową, degresywną czy naturalną (sezonową). Problem został w książce zilustrowany przykładem.

Przykład
Jednostka zakupiła urządzenie w cenie nabycia 15 000 zł (luty 202X r.). Dodatkowo poniesiono koszty montażu 3000 zł (marzec 202X r.). Przed wystawieniem dokumentu OT ustalono, że urządzenie zostanie wprowadzone do ewidencji środków trwałych kwotą 18 000 zł oraz że urządzenie zostanie przyporządkowane do rodzaju 490 KŚT ze stawką amortyzacji 18%. Urządzenie uruchomiono w marcu 202X r. (OT z 29 marca 202X r.).

Jednostka będzie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od pierwszego dnia miesiąca po miesiącu, w którym urządzenie zostało oddane do użytkowania, czyli od 1 kwietnia 202X r.

Ta analiza przypadku jest również obudowana modelowymi zestawieniami tabelarycznymi, które dotyczą hipotetycznej amortyzacji:

Tabela. 2. Wysokość miesięcznych i rocznych odpisów amortyzacyjnych ustalonych metodą liniową
Tabela. 3. Wysokość miesięcznych i rocznych odpisów amortyzacyjnych ustalonych metodą liniową z uwzględnieniem wskaźnika przyspieszającego
Tabela 4. Wysokość rocznych odpisów amortyzacyjnych ustalonych metodą degresywną w wariancie malejącego salda
Tabela 5. Wysokość rocznych odpisów amortyzacyjnych ustalonych metodą degresywną w wariancie sumy cyfr rocznych dla środka trwałego użytkowanego 4 lata
Tabela 6. Wysokość rocznych odpisów amortyzacyjnych ustalonych metodą degresywną w wariancie degresywno-liniowym
Tabela 7. Wysokość rocznych odpisów amortyzacyjnych ustalonych metodą naturalną

Sposobów gospodarowania składnikami mienia ruchomego jest kilka, mają one swoją hierarchię, ustaloną rozporządzeniem z 21 października 2019 r. w sprawie szczegółowego sposobu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego Skarbu Państwa (tekst jednolity: Dz.U. z 2022 r. poz. 998 ze zm.), która zakłada wybór między sprzedażą, oddaniem w najem lub dzierżawę, nieodpłatnym przekazaniem lub darowizną.

Z tej części książki dowiemy się m.in., kiedy można odstąpić od ustalonej przepisami kolejności gospodarowania składnikami mienia ruchomego, w jakim trybie należy zgłaszać Prezesowi Prokuratorii Generalnej RP sposób zagospodarowania zbędnych lub zużytych składników mienia ruchomego. Dopełnieniem wywodu są wzory:

Wzór 18. Umowa darowizny
Wzór 19. Umowa użyczenia

Przykładowe pytania mają to do siebie, że wymagają konkretnych odpowiedzi. Tak została opracowana część praktyczna – zagadnienia problemowe – która stanowi zakończenie poradnika w myśl zasady last but not least.

Jak ujmować nakłady na rozbudowę budynku, którego przeznaczenie zostanie zmienione po ulepszeniu?
Jak ujmować w ewidencji dodatkowe wyposażenie (dodatkowy monitor w zestawie komputerowym, przyczepka samochodowa)?
Czy należy prowadzić w powiecie (samorząd terytorialny) ewidencję pozabilansową dla środków trwałych Skarbu Państwa, którymi z mocy ustawy o gospodarce nieruchomościami gospodaruje powiat?
Jak ustalić wartość początkową nowo zakupionego zestawu sprzętu składającego się z różnych elementów?
Jak wycenić i ująć w ewidencji ujawniony środek trwały?
Czy zakup tablicy informacyjnej dla środka trwałego współfinansowanego ze środków unijnych zwiększy wartość środka trwałego?
Czy zakup i wymiana lamp w pomieszczeniach biurowych na lampy led to ulepszenie czy remont?
Jaką metodą przeprowadzić inwentaryzację dróg i mostów?
Jaką metodą przeprowadzić inwentaryzację systemu kamer miejskiego monitoringu?

Całość uzupełniają dodatki: wykaz aktów prawnych oraz spisy zamieszczonych schematów, tabel i wzorów.

. Przywołane w książce akty prawne ⇒

Pozostałe, konkretne obszary zagadnień – zasady nabywania, sprzedaży, likwidacji oraz dokumentowania operacji – są przystępnie wyjaśniane. Z poradnikiem „Środki trwałe w jednostkach sektora finansów publicznych” można więc rozwiać niejedną wątpliwość. Dodajmy, że wzory dokumentów są przeznaczone do edycji: książka została zaopatrzona w suplement elektroniczny.

A.K.

Środki trwałe w jednostkach sektora finansów publicznych

Jarosław Jurga