Dnia 28.10.2022 r.

Dokumentacja pracownicza

– jak sprostać obowiązkom spoczywającym na pracodawcy

Każdy, kto zatrudnia pracowników, musi spełnić wiele wymogów z tym związanych. Jednym z nich jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Jakie dokumenty są obowiązkowe? Jak należy je przechowywać? Z jakich narzędzi można skorzystać, aby ułatwić sobie spełnienie tego obowiązku?

Podstawa prawna

Zakres dokumentacji pracowniczej reguluje Kodeks pracy, a zasady jej prowadzenia wynikają z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Rozporządzenie określa:

zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji;
sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomieniao możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej, a także sposób jej odbioru;
sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej.

Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?

Dokumentację pracowniczą tworzą:

akta osobowe pracowników (części A, B, C, D),
dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Akta osobowe składają się z czterech części. Poszczególne części zawierają:

część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, skierowania na badania lekarskie);
część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. kwestionariusz osobowy, umowa o pracę, zakres obowiązków);
część C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy (np. kopia wydanego świadectwa pracy);
część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy zawiera wszystkie dokumenty dotyczące świadczenia pracy przez pracownika. Znajdzie się tu m.in.:

ewidencja czasu pracy (m.in. z urlopami, zwolnieniami, wnioskami pracownika, zgodami pracownika);
dokumentacja związana z wykorzystaniem przez pracownika urlopu wypoczynkowego;
dokumentacja wynagrodzeń oraz innych świadczeń związanych z pracą;
karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.

Dokumenty powinny być wpinane w porządku chronologicznym, poprzedzone spisem treści. Przechowywane są tylko kopie albo odpisy dostarczonych dokumentów.

. Fragment – Zasady prowadzenia akt osobowych ⇒

Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

Dokumentację można prowadzić i przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Ważne, aby warunki przechowywania zapewniły zachowanie poufności, integralności, kompletności i dostępności dokumentów oraz by nie narażały ich na uszkodzenie lub zniszczenie. Dlatego w pomieszczeniu, w którym przechowuje się dokumentację, należy zapewnić odpowiednią wilgotność i temperaturę. Należy także ograniczyć dostęp do tego pomieszczenia osobom nieupoważnionym.
Dokumentacja w postaci elektronicznej powinna być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym, który zabezpiecza ją przed uszkodzeniem lub nieuprawnionym dostępem. System ten powinien umożliwiać identyfikację osób mających dostęp do plików oraz rejestrowanie wprowadzonych przez nie zmian, a także pozwalać na wydruk dokumentów.

Czas przechowywania dokumentacji

Dokumentację pracowniczą należy przechowywać:

przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony po 1 stycznia 2019 r.;
przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w latach 1999–2018, pod warunkiem złożenia do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym czasie oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA;
przez 50 lat, jeśli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 r.

Okres 10 lat jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał lub wygasł stosunek pracy z danym pracownikiem. Okres 50 lat jest liczony od dnia ustania stosunku pracy.

. Fragment – Informacja dotycząca okresu przechowywania

. dokumentacji pracowniczej ⇒

Kary za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej

Pracodawca podlega w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Brak akt osobowych czy innych dokumentów w sprawach związanych ze stosunkiem pracy jest wykroczeniem i grozi za nie kara grzywny do 30 000 zł. Podobna kara jest przewidziana za przechowywanie dokumentacji w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Gotowy zbiór dokumentacji pracowniczej

Wielu pracodawców obawia się, że nie sprosta wszystkim wymaganiom dokumentacyjnym, jakie wynikają z przepisów prawa. W takiej sytuacji najprostszym rozwiązaniem jest skorzystanie z gotowego zbioru wszystkich potrzebnych dokumentów, jakim jest „Dokumentacja pracownicza 2022. Ponad 360 wzorów z komentarzem”. Publikacja zawiera komplet potrzebnych dokumentów, których wersje elektroniczne można łatwo dostosować do własnych potrzeb. Dodatkowo wszystkie wzory są opatrzone komentarzem, który rozwieje wiele wątpliwości, jakie mogą pojawić się podczas tworzenia dokumentacji w firmie.

. Fragment – Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią regulaminu pracy ⇒

. Spis treści książki „Dokumentacja pracownicza 2022.

. Ponad 360 wzorów z komentarzem” ⇒

E.N.

Fragmenty i wzory pochodzą z książki

Dokumentacja pracownicza 2022 – ponad 360 wzorów z komentarzem
(z suplementem elektronicznym)

Renata Mroczkowska, Patrycja Potocka